20 Gmail-funktioner til at håndtere din post hurtigere

Få kontrol over din Gmail-indbakke med nyttige tips til at organisere, rydde op og aktivere skjulte funktioner for en mere effektiv posthåndtering.

Vi er alle trætte af at modtage den røde meddelelse, der siger, at Google Drive-pladsen er næsten fyldt. Eller at finde ud af, efter flere dage, at en e-mail fra en kunde eller ven er endt i fanen "Promotioner" sammen med tusind rabatter fra butikker, som ikke interesserer os. Gmail er designet til at være enkelt, men derfor er mange af de mest nyttige funktioner skjult i menuer, som ingen nogensinde åbner. Vi har brugt timer på at rode med indstillingerne for at forstå, hvordan vi kan forvandle en kaotisk indbakke til et værktøj, der arbejder for os, i stedet for at tvinge os til at jagte det. Her er, hvordan vi har ryddet op, og hvilke muligheder vi har aktiveret for ikke længere at miste noget.

Problemet med faner og hvordan man får total kontrol tilbage

Grundlæggende opdeler Gmail beskederne i Primær, Sociale og Promotioner. Det virker praktisk, men i praksis er det som at have en butler, der beslutter, hvad vi skal læse, og hvad vi ikke skal, ofte med fejl. En arbejds-e-mail sendt via et automatisk system ender i Promotioner og forsvinder fra vores syn.

For at løse dette, er det bedst at deaktivere dette system og bruge en mere ærlig visning. Klik på tandhjulet øverst til højre, gå til "Vis alle indstillinger" og søg efter fanen "Indbakke". Her, i stedet for "Standard", vælger vi Prioriteret post. På denne måde viser Gmail kun de ulæste beskeder og dem, vi har markeret med en stjerne, øverst. Alt andet ryger nedad.

Hvis vi vil have en endnu mere klassisk postoplevelse, kan vi aktivere Læsning panel (igen fra tandhjulet oppe i hjørnet). Dette giver os mulighed for at læse indholdet af en e-mail i et panel ved siden af, uden konstant at skulle gå ind og ud af beskedlisten. For dem, der finder knapikonerne uklare, kan vi i de generelle indstillinger ændre "Knaplabels" for at vise teksten i stedet for kun ikoner.

Endelig, hvis en samtale bliver irriterende, kan vi bruge Ignorer-funktionen (fra de tre prikker i meddelelsen): det er som at mute en WhatsApp-gruppe, så beskedstrømmen ikke længere kommer til tops ved hver svar.

Tidsmaskine og svartid

Det er sket for os alle at klikke "Send" og indse et sekund senere, at vi har glemt vedhæftningen. Gmail har en funktion til at annullere sendingen, men som standard er den indstillet til 5 sekunder, en næsten ubrugelig tid. Ved at gå til de generelle indstillinger under "Annuller sending" kan vi flytte skyderen op til 30 sekunder. Det er en margin, der ændrer alt, fordi meddelelsen forbliver i en slags "ventekø" før den virkelig sendes. Hvis du vil vide mere, har vi skrevet en specifik guide om hvordan man annullerer sendingen af en e-mail.

For dem, der skriver meget, er tastaturgenveje den eneste måde ikke at blive gal. For eksempel åbner du straks en ny besked ved at trykke på C. Hvis du ikke kan huske tasterne, skal du blot trykke på Shift + ? for at få vist den komplette liste med alle tilgængelige kombinationer.

Hvis vi ofte skriver de samme ting, såsom instruktioner til kontoret, kan vi bruge Skabeloner. Gå til Indstillinger > Avanceret og aktiver "Skabeloner". Når det er gjort, kan vi gemme standard svar og hente dem med to klik, hvilket undgår den sædvanlige kedelige kopi-incoll fra gamle e-mails.

Jagten på de store filer og dybdegående oprydning

Gmail-pladsen deles med Google Fotos og Drive. Hvis indbakken er fyldt, stopper vi med at modtage e-mails. Før vi betaler abonnementet, kan vi lave en målrettet oprydning ved at søge efter "vægtkæmper".

I søgefeltet skriver vi size:10m for at finde de tungeste beskeder på 10 megabyte. Et trick for dem, der skal slette tusindvis af e-mails, er ikke kun at vælge de 50 beskeder på siden, men at klikke på det gule link, der vises øverst: Vælg alle samtaler, der svarer til denne søgning. Kun sådan kan man slette tusindvis af gamle e-mails på én gang. For detaljer, se hvordan man finder gamle e-mails i Gmail og de største vedhæftninger.

Afsløring af dem, der sælger vores data og håndtering af privatliv

Når vi registrerer os på et websted, ender e-mailadressen ofte i databaser, der sælges til...

terzi. For at finde ud af, hvem der har forrådt vores tillid, følger vi kursen fra WindowsOnlineSolutions ved hjælp af tricket med plustegnet og punkterne.

Gmail har to hemmeligheder omkring adresser: for det første, ignorerer den fuldstændig punkter. [email protected] er det samme som [email protected]. For det andet, ignorerer den alt, hvad vi skriver efter et symbol +. Hvis vi registrerer os på en side med [email protected], vil e-mailen stadig nå os, men hvis vi begynder at modtage spam på den specifikke adresse, ved vi præcist, hvem der har solgt vores data. På det tidspunkt kan vi blokere modtagelse af e-mails fra uønskede afsendere ved at oprette et filter, der sender alt til papirkurven.

For sikkerhed anbefaler vi at aktivere indstillingen Spørg først om at se eksterne billeder i Indstillinger. Dette forhindrer afsendere i at vide, om vi har åbnet e-mailen via små usynlige billeder (sporingspixels). Derudover, hvis vi har brugt en offentlig PC, kan vi logge ud fra afstand: bare rulle til bunden af Gmail-siden og klikke på "Detaljer" (under den seneste aktivitet på kontoen) for at afslutte alle aktive sessioner på andre enheder.

Organisering avanceret og produktivitet

Gmail bruger ikke mapper, men etiketter. Vi kan organisere beskeder ved blot at trække e-mailen med musen over den ønskede etiket i venstre kolonne. Hvis vi derimod har brug for at håndtere flere konti, kan vi indstille Gmail til at sende mail fra en anden e-mailadresse, så alt centraliseres ét sted.

For dem, der bruger appen på iOS, er der et hurtigt trick: man kan flytte en besked fra en Gmail-konto til en anden (eller til en IMAP-konto) ved hjælp af funktionen "Flyt" efter at have valgt e-mails i redigeringstilstanden. Dette er meget nyttigt for dem, der migrerer deres data eller deler post mellem arbejde og privatliv. Hvis vi derimod vil dele styringen af postkassen med en kollega uden at give dem adgangskoden, kan vi bruge funktionen til deling af en Gmail-adresse i "Konti og import".

Endelig, for ikke at glemme ting, vi skal lave, kan vi omdanne en e-mail til en opgave. Bare markere teksten, gå til menuen "Mere" øverst og vælge Tilføj opgave. Beskeden vil blive til en påmindelse i Google Tasks, som er integreret direkte i kalenderen.

App til at styrke posten

Hvis den standardgrænseflade ikke er nok, findes der værktøjer, der tilføjer professionelle funktioner uden at komplicere tingene for meget.

Shortwave er ideel for dem, der modtager hundredevis af e-mails. Den forvandler Gmail til noget, der ligner en chat, grupperer beskeder efter emne og muliggør hurtige sammendrag af lange samtaler.

Right Inbox er til dem, der har brug for at vide, om e-mailen er blevet læst. Den tilføjer en notifikation, der advarer os, når modtageren åbner beskeden, og er meget nyttig til at indstille automatiske påmindelser.

Mailbird er i stedet et program til installation på PC'en. Det er perfekt for dem, der håndterer 3 eller 4 forskellige konti og vil se dem alle på én skærm uden at skifte mellem faner.

Andre nyttige ting, som ofte bliver glemt

• Offline brug: I indstillingerne, under "Offline", kan vi aktivere læsning af e-mails uden internet. Nytte i fly; svarene sendes, så snart vi er online igen. For detaljer, her er hvordan man læser Gmail-post offline.
• Udsæt e-mail: Ved at klikke på urikonet over en besked, kan vi få den til at forsvinde og dukke op i indbakken på et mere passende tidspunkt.
• Archive vs Papirkurv: At arkivere en e-mail betyder ikke at slette den. Det fjerner kun beskeden fra hovedvisningen, men gemmer den. Hvis vi sletter den, forsvinder den efter 30 dage for altid.

Efter års kamp med meddelelser om fyldt plads og at lede efter e-mails begravet under bjerg af nyhedsbreve, har jeg indset, at den eneste måde at undgå at blive vanvittig med Gmail er at stoppe med at stole på de automatiske indstillinger. Mit råd.