De funktioner i Word, der sparer dig for timer af arbejde

Lær de mest nyttige funktioner i Microsoft Word at kende, der kan forbedre din arbejdsgang og spare tid, uanset om du bruger programmet lejlighedsvis eller dagligt.

Uanset hvilken computer du bruger til arbejde, Windows eller Mac, er chancerne for, at du bruger Microsoft Word, meget høje. Microsoft Word kan synes at være et enkelt program ved første øjekast, men det er af en enorm kompleksitet, med dusinvis af funktioner, der nogle gange er åbenlyse, men oftere skjult i de forskellige menuer. Word-manualerne er dog ekstremt kedelige og starter fra bunden for at forklare funktioner, som du sandsynligvis aldrig vil bruge i dit liv.

For at være så essentielle som muligt, lad os se på de mest nyttige funktioner i Microsoft Word, som det er værd at kende og bruge altid, både for dem der kun arbejder med det lejlighedsvis, og for dem der bruger det hver dag. Dette er funktioner, der ikke er skjult som hemmelige tricks, men som ikke er forklaret nogen steder, medmindre de er blevet studeret i specifikke manualer.

Slet farverne og brug stilarter

Den første fejl, der ødelægger dokumenterne, er at vælge en titel og fed eller forstørre den manuelt. At gøre det på denne måde er som at male hvert eneste rum i et hus med en pensel: det tager en uendelig tid, og hvis du beslutter at ændre farven, må du starte forfra. Stilarter, som findes i menuen Hjem, fungerer derimod som en fjernbetjening for al teksten.

Hvis du tildeler en titel stil "Titel 1", fortæller du programmet, at det er overskriften på et kapitel. Den enorme fordel er, at hvis du om en måned beslutter, at blå ikke længere er din farve, og du vil have alt i sort og skrifttypen Arial, behøver du ikke at scrolle hundredvis af sider. Du skal blot ændre stilen én gang, og Word opdaterer straks hver enkelt titel i dokumentet på et øjeblik.

Flyt kapitler som legoklodser

Når stilarterne er sat op, låser du op for et hemmeligt våben: Flyttepanelet (du finder det under fanen Vis). Det er en slags sideliste, der viser alle dine titler. I stedet for at kopiere og indsætte kan du ganske enkelt klikke på en titel i panelet og trække den, hvor du vil have den. Al teksten under den titel vil flytte sig sammen med den, som om det var en klods LEGO, uden at efterlade tomme rum eller forældreløse linjer.

Tricket til at samle tekststykker uden at miste besindelsen

Forestil dig, at du skal lave et sammendrag ved at tage en sætning fra side 5, et afsnit fra side 12, og et billede fra side 30. Normalt ville du hele tiden hoppe frem og tilbage og miste tråden. Der findes dog en næsten glemt funktion kaldet Spike.

Den fungerer som en usynlig spand: vælg den første sætning og tryk på Ctrl+F3. Sætningen forsvinder og ender i spanden. Gør det samme med de andre tekststykker på forskellige steder i filen. Når du når til det punkt, hvor du vil indsætte det hele, skal du trykke på Ctrl+Shift+F3, og Word tømmer spanden, så hvert stykke indsættes i den nøjagtige rækkefølge, du har samlet dem. For dem, der skal uddrage informationer fra enorme dokumenter, er denne kommando den eneste måde at bevare sin fornuft på.

Se det usynlige for at undgå layoutfejl

Mange skriver i Word med et hvidt og rent papir, men det er en fejl. Aktivér Pi-symbol (det, der ligner et "P" på hovedet i fanen Hjem) er som at lave en røntgenstråle af dit dokument. Pludselig vil du se små prikker mellem ordene, symboler i slutningen af afsnittene og pile, hvor du har brugt Tab-tasten.

Undgå at datoer sprækkes i to

Det er irriterende, når en dato eller et sammensat navn ender på tværs mellem to linjer, med dagen i slutningen af siden og året i starten af den næste. I stedet for at bruge den almindelige mellemrumstast, skal du bruge det Forenede mellemrum ved at trykke på Ctrl+Shift+mellemrum. Denne kommando "klæber" de to ord sammen: Word behandler dem som ét enkelt ord og vil aldrig adskille dem, hvilket flytter dem begge til den næste linje, hvis der ikke er plads.

Sidebrydning for ikke at miste besindelsen

Stop med at trykke på Enter gentagne gange for at gå til den næste side. Det er den mest almindelige og skadelige fejl. For at springe til den næste side på en ordentlig måde, skal du bruge kombinationen Ctrl+Enter. På denne måde.

Skab en usynlig væg: uanset hvad du tilføjer på den forrige side, vil det aldrig flytte begyndelsen af den næste side, som hele tiden vil være perfekt justeret øverst.

Opret genveje til lange ord

Hvis du ofte skriver meget lange firmanavne, besværlige adresser eller gentagne juridiske klausuler, er der ingen grund til at taste dem hver gang. Microsoft Word har et automatisk erstatningssystem, som du kan tilpasse.

Gå ind under indstillingerne for automatisk korrektion, og opret din egen forkortelse. For eksempel kan du sige til Word, at hver gang du skriver "adresse" og trykker på mellemrum, skal den automatisk erstatte det med det fulde kontoradresse, inklusive postnummer og kommune. Det er en enkel måde at skrive meget hurtigere uden tastefejl i de mere kedelige dele af teksten.

Hurtige råd til et perfekt dokument

For dem, der ønsker et professionelt resultat uden at bruge timer på at pille ved det, her er, hvad du skal tjekke, før du lukker filen:

• Automatisk gem: Gå ind under indstillinger og sænk tiden for automatisk geming til et minut. Du undgår at græde, hvis PC'en pludselig genstarter.
• Automatisk indholdsfortegnelse: Hvis du har brugt stilarter til overskrifter, oprettes indholdsfortegnelsen automatisk med to klik under fanen Referencer. Skriv det aldrig manuelt.
• Sammenlign dokumenter: Hvis du har to versioner af den samme fil og ikke ved, hvad der er ændret, brug funktionen Sammenlign under fanen Gennemgang. Den fremhæver forskellene, som om det var en korrekturlæser.
• Rydning af data: Før du sender en fil til en kunde, brug Inspektion af dokument til at slette dine private kommentarer og skjulte oplysninger.
• Indlejring af skrifttyper: Hvis du bruger en særlig skrifttype, skal du huske at indlejre den i gemmeindstillingerne. Ellers vil den, der åbner filen, se en standard skrifttype, og hele din layout vil gå tabt.

Hvis jeg skulle give dig ét uforbeholdent råd, ville det være dette: stop med at betragte Word som et blot digitalt stykke papir. De fleste af os bruger det kun på 10% af dens kapaciteter, og bruger timer på at lave ting, som programmet kunne klare på et sekund. Hemmeligheden ligger ikke i at kende hver enkelt kommando, men i at lære at bruge stilarter og sideskift. Når du har vænnet dig til ikke at trykke på Enter for at gå til en ny side, vil du mærke, at dokumentet endelig stopper med at kæmpe imod dig og begynder at samarbejde. Det er en lille tidsinvestering i starten, der redder dig fra nervøse anfald inden projektets afslutning.